Les mentions obligatoires d’une facture

Toutes les personnes assujetties à la TVA, exonérées ou non, ont l’obligation de délivrer à leurs clients, aux particuliers, des factures pour l’ensemble des opérations réalisées en France ou dans l’Union Européenne.

L’établissement des factures est soumis, suivant les cas, à un formalisme européen ou français.

Revoyons ensemble les mentions obligatoires du formalisme français ainsi que les cas particuliers.

Les informations sur le vendeur

Le Code Général des Impôts définit ces mentions, il s’agit :

• La dénomination sociale et l’adresse de l’établissement de l’entreprise effectuant la facturation. Pour les EIRL (cette forme est supprimé en 2022), la dénomination sociale sera l’activité professionnelle exercée ainsi que le nom d’usage et la mention EIRL
• Le numéro de SIREN
• L’adresse du siège social si elle est différente de l’adresse de l’établissement de facturation et son numéro d’immatriculation dans l’Etat en cas de domiciliation à l’étranger
• Le numéro de TVA intracommunautaire ou la mention de l’exonération
• L’option de paiement de la TVA (non obligatoire mais fortement recommandée par l’administration fiscale) sur les débits ou sur l’encaissement.

Si l’entreprise est en liquidation judiciaire, la mention doit apparaître ainsi que le nom du mandataire.

Si l’entreprise bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise, il faut ajouter la dénomination sociale et le SIREN de l’entreprise responsable de l’appui.

Les informations sur le client

Le Code du Commerce définit ces mentions, il s’agit :

La dénomination sociale et l’adresse du client
En cas de livraison intracommunautaire (livraison au sein de l’Union européenne), le numéro de TVA intracommunautaire

L’identification de la facture
Le Code Général des Impôts définit ces mentions, il s’agit :

• La date de la facture
• Le numéro de la facture. Ce numéro doit être unique, chronologique (en fonction de la date d’émission) et continu (il faut pouvoir vérifier qu’aucune facture n’a été ajoutée ou supprimée)
• Les informations sur les ventes ou prestations réalisées
• Les informations en pied de facture

Les informations sur les ventes ou prestations réalisées

Pour chaque vente ou prestation réalisée, les mentions suivantes doivent apparaitre :

• La date de la vente ou de la prestation
• La quantité (volume, poids, nombre d’unités, heures, etc.)
• La dénomination, la nature et les caractéristiques du bien ou service fourni
• Le prix unitaire hors taxes « brut », sans remise, rabais, ristourne
• Les remises, rabais, ristournes faits spécifiquement sur la vente ou la prestation de service
• Le taux de TVA applicable

Les informations en bas de facture

En bas de chaque facture, les mentions suivantes doivent apparaître :

• Total hors taxes
• Montants totaux de TVA : un montant par taux lors de l’application de taux différents
• S’il a lieu, référence à un texte justifiant de l’application d’une exonération de TVA
• Si l’acheteur est redevable de la TVA, la mention « autoliquidation »
• Si l’acheteur émet, lui-même, la facture, la mention « autofacturation »
• Les régimes spécifiques de TVA doivent également être inscrits
• L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021

Les informations sur le paiement

Le Code du Commerce définit les mentions de paiement obligatoires :

• La date de règlement. En cas d’absence, le délai légal de 30 jours s’applique
• Les conditions d’escompte éventuel en cas de paiement avant la fin du délai de règlement
• Le taux de pénalités applicable en cas de retard de règlement et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€

A noter : cette indemnité ne peut être réclamée à un client particulier.

Les cas particuliers

La facture dans une monnaie étrangère

Une facture peut être émise dans une monnaie différente de l’euro. Il faut alors que l’entreprise indique le taux de change, soit au jour de l’émission de la facture pour une TVA d’après les débits soit au jour du paiement pour une TVA d’après les encaissements. Cela afin de garantir la conversion du montant de la TVA.

La facture d’un montant inférieur à 150€

Une facture d’un montant de 150€ ne doit pas obligatoirement comporter le SIREN du vendeur et la référence à un régime exonératoire hors régime de la marge bénéficiaire et de l’autoliquidation.

Cette dérogation ne s’applique pas aux entreprises exonérées de TVA, aux ventes à distance, aux livraisons intracommunautaires de véhicules neufs et aux opérations auto liquidées.

Les opérations auto liquidées par un client installé au sein de l’Union Européenne

Les factures des opérations auto liquidées par un client installé au sein de l’Union Européenne ne doivent pas obligatoirement comporter le prix hors taxes, le taux et le montant de la TVA ainsi que les rabais, remises, ristournes et escomptes.

La facture avec une TVA étrangère

Lorsque l’entreprise facture une TVA étrangère à son client, le montant de la TVA étrangère doit être accompagné du nom du pays. Cela ne dispense pas l’entreprise de facturer, selon les règles définies ci-dessus, la TVA française.

La facture d’une commande publique

Pour l’établissement d’une facture de commande publique, il y a des mentions complémentaires obligatoires fixées par décret.

La facture avec un escompte éventuel en cas de paiement anticipé
Lorsque la facture porte la mention d’un escompte en cas de paiement anticipé, le vendeur n’est pas obligé de transmettre un avoir à son client s’il est indiqué le traitement à appliquer à la TVA soit « net de taxe » soit « seule la TVA correspondant au prix payé ouvre droit à déduction ».

La facture d’acompte

Les ventes ou prestations intracommunautaires exonérées de TVA ne sont pas soumise à l’obligation d’établissement de factures d’acomptes.

La facture d’acompte n’a pas à mentionner les informations encore non-connues : le taux de change, la date de la vente ou de la prestation, la quantité et le prix exact.

La facture rectificative

La facture rectificative corrige une facture précédemment établie et est assimilée à une facture avec les mentions obligatoires que cela sous-entend.

Dans le cas d’une facture de remplacement, une mention « Annule et remplace » doit être ajoutée

Dans le cas d’une facture d’avoir, si l’entreprise souhaite récupérer la TVA, le numéro de la facture initiale, le montant hors taxes de la réduction accordée et celui de la TVA correspondante ainsi que le montant total hors taxes et celui de la TVA due doivent être ajoutés.

Si l’entreprise ne souhaite pas récupérer la TVA, une mention « net de taxe » doit être ajoutée.

Le duplicata de facture rectifié en cas d’impayés

Afin de pouvoir récupérer la TVA sur une facture impayée totalement ou partiellement, le vendeur doit transmettre un duplicata de la facture initiale avec la mention « facture demeurée impayée pour la somme de … € (prix net) et pour la somme de … € (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI art. 272) ».

Il est essentiel de respecter les mentions obligatoires sur les factures car le vendeur s’expose à des sanctions fiscales : 15€ par mention manquante sans dépasser le quart du montant et, en cas d’erreur sur la TVA, un redressement.