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L’essentiel sur la due Urssaf et son importance dans le processus d’embauche

Dans le cadre de l’embauche d’un salarié, les employeurs sont tenus de respecter certaines obligations légales. Parmi celles-ci figure la due Urssaf (remplacée par la DPAE ou Déclaration Préalable à l’Embauche). Qu’est-ce qu’une due Urssaf ? Comment la réaliser ? Quels en sont les objectifs ? Nous faisons le point sur cette démarche administrative indispensable.

Qu’est-ce qu’une due Urssaf ?

La due Urssaf était une déclaration qui devait être effectuée par l’employeur auprès de l’Urssaf (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’Allocations Familiales) lors de l’embauche d’un salarié. Elle permettait de simplifier les démarches administratives en regroupant plusieurs formalités en une seule déclaration. Cette déclaration était également appelée “déclaration unique d’embauche” ou “DUE”. En 2022, la DUE a été remplacée par la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). 

Un regroupement de formalités obligatoires

Pourquoi est-il nécessaire de réaliser une due Urssaf ou DPAE ? L’idée est de simplifier la vie des employeurs en leur permettant d’effectuer plusieurs démarches obligatoires en une seule fois.

Ainsi, la due Urssaf englobe les 7 formalités administratives suivantes :

  • Immatriculation du salarié à la Sécurité sociale.

  • Déclaration d’embauche au service de santé au travail pour la visite médicale obligatoire.

  • Immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale si premier employé.

  • Déclaration préalable à l’embauche pour le futur employé.

  • Affiliation à l’assurance chômage si premier salarié.

  • Adhésion à un service de santé au travail.

  • Liste des embauchés pour la préparation de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).

Guide pour effectuer la DUE Urssaf devenue DPAE : étapes et procédure

Pour réaliser une due Urssaf ou DPAE, il convient de suivre les étapes suivantes :

  • Inscription en ligne sur le site de l’Urssaf :

    si vous n’êtes pas encore inscrit, rendez-vous sur le site officiel de l’Urssaf et créez un compte employeur. Cette démarche est gratuite et rapide.

  • Remplir le formulaire de déclaration :

    une fois votre compte créé, accédez au formulaire de déclaration unique d’embauche. Vous devrez renseigner diverses informations concernant l’employeur, le salarié et le poste occupé.

  • Valider la déclaration :

    après avoir vérifié que toutes les informations sont correctes, validez la déclaration en ligne. Un numéro d’enregistrement vous sera alors attribué.

  • Conserver une copie du récépissé :

    à la fin du processus, un récépissé vous est délivré. Il est important de conserver une copie de ce document qui pourra vous être demandé ultérieurement en cas de contrôle.

Notez que la due Urssaf / DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié. En cas de non-respect de ce délai, l’employeur s’expose à des pénalités financières.

Les objectifs de la déclaration unique d’embauche

La déclaration unique d’embauche ou DPAE vise divers objectifs qui contribuent à simplifier les démarches administratives des employeurs et à garantir les droits des salariés.

Voici ses principaux buts :

  • Simplifier les démarches administratives :

    La DUE ou DPAE permet de regrouper plusieurs formalités obligatoires en une seule déclaration. Grâce à ce mécanisme, les employeurs peuvent gagner un temps précieux en évitant de remplir de multiples formulaires et en réduisant la paperasse administrative. Cette simplification administrative facilite donc la vie des employeurs, tout en assurant la conformité avec les obligations légales.

  • Assurer le suivi des salariés :

    La due Urssaf permet aux organismes sociaux, tels que l’Urssaf (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) et la sécurité sociale, d’assurer un suivi plus précis des salariés. Cette déclaration fournit des informations essentielles sur l’employeur, le salarié et le poste occupé. Elle permet de mettre à jour les données administratives.

  • Lutter contre le travail illégal :

    La déclaration préalable à l’embauche, incluse dans la DUE, joue un rôle crucial dans la lutte contre le travail dissimulé et illégal. En identifiant rapidement les salariés embauchés, cette déclaration contribue à la traçabilité des employés et aide à détecter d’éventuelles situations de travail dissimulé. Ainsi, la DUE devient un outil efficace pour prévenir et combattre le travail illégal, en assurant la conformité des entreprises avec la législation en vigueur.

  • Faciliter les contrôles administratifs :

    La DUE permet également de faciliter les contrôles administratifs effectués par les organismes de contrôle tels que l’Urssaf et l’inspection du travail. Grâce à cette déclaration, les informations concernant l’embauche d’un salarié sont accessibles et centralisées, ce qui facilite les vérifications et les contrôles ultérieurs. La disponibilité des informations nécessaires contribue donc à une meilleure gestion et à une plus grande transparence des relations entre employeurs et salariés.

Les employeurs doivent donc se conformer à cette obligation légale afin de garantir la protection sociale de leurs salariés et d’éviter tout risque de sanctions financières.. Cette démarche est également cruciale pour maintenir une comptabilité sociale précise, en intégrant correctement les charges sociales et les coûts liés aux employés dans les états financiers de l’entreprise.

Comment la DUE URSSAF / DPAE contribue à garantir les droits à la protection sociale des salariés ? 

La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) ou DUE Urssaf joue un rôle majeur pour assurer la protection sociale des salariés.

Voici comment elle joue ce rôle crucial :

  • Tout d’abord, la DUE assure l’immatriculation des salariés à la sécurité sociale, les identifiant auprès d’organismes tels que l’Urssaf. Cela garantit l’accès aux prestations sociales comme les soins médicaux et les indemnités journalières. Elle favorise ainsi une protection sociale adéquate.

  • Ensuite, elle transmet des informations vitales aux organismes sociaux pour le calcul des cotisations et des droits aux prestations. Ces données comprennent l’identité, le contrat, la rémunération, la durée de travail, etc.

  • La DUE facilite également le suivi des parcours professionnels, assurant la traçabilité des employés et le maintien à jour de leurs droits sociaux.

  • Elle contrôle le respect des obligations légales en matière de protection sociale. En simplifiant l’administration, elle facilite les contrôles et permet d’intervenir en cas de non-conformité pour préserver les droits des salariés.

Les différentes étapes du processus d’embauche

La due Urssaf ou DPAE est une étape incontournable du processus d’embauche.

Voici les principales étapes à suivre pour un recrutement  :

  • Rédaction du contrat de travail :

    avant toute chose, il convient de rédiger un contrat de travail qui précise notamment la durée, la rémunération et les conditions de travail du salarié.

  • Effectuer la due Urssaf :

    comme expliqué précédemment, cette étape est indispensable pour remplir ses obligations légales en tant qu’employeur.

  • Organiser la visite médicale :

    selon le type de poste et les conditions de travail, une visite médicale préalable à l’embauche peut être nécessaire. Renseignez-vous auprès de la médecine du travail compétente.

  • Réaliser les formalités d’accueil :

    lorsque le salarié arrive dans l’entreprise, il convient de lui présenter ses collègues, de lui expliquer les règles de sécurité et de lui fournir les équipements nécessaires à son travail.

En tant qu’employeur, il est essentiel de bien comprendre cette démarche et de la réaliser dans les temps afin de respecter ses obligations légales et assurer la protection sociale de ses salariés.

Les conséquences en cas de non respect de la Due / DAPE

Le non-respect de la déclaration unique d’embauche (DUE) ou DPAE peut entraîner différentes conséquences pour les employeurs. Il est donc essentiel de respecter cette obligation légale afin d’éviter des sanctions financières et des complications administratives.

Voici les principales conséquences en cas de non-respect :

  • Pénalités financières  :

    Lorsque l’employeur ne réalise pas la déclaration dans les délais prévus, il s’expose à des pénalités financières. En effet, la DUE doit être effectuée dans les 8 jours précédant l’embauche. En cas de retard ou de non-déclaration, l’employeur peut être soumis à des amendes calculées en fonction du nombre de salariés et de la durée de l’infraction. Ces pénalités peuvent varier en fonction des réglementations spécifiques de chaque pays.

  • Difficultés lors d’un contrôle  :

    En cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’inspection du travail, le non-respect de la DUE peut entraîner des difficultés administratives et des complications. Les autorités compétentes peuvent demander la présentation des documents justifiant la déclaration de l’embauche du salarié. En l’absence de cette déclaration, l’employeur peut être confronté à des sanctions et à des vérifications approfondies de sa situation.

  • Risque de travail dissimulé  :

    Le non-respect de la DUE peut également être interprété comme une tentative de travail dissimulé, ce qui peut entraîner des conséquences pénales graves pour l’employeur. Le travail dissimulé est une infraction sévèrement réprimée par la loi, car il porte atteinte aux droits des salariés et crée une concurrence déloyale entre les entreprises. Ainsi, ne pas effectuer la DUE peut être perçu comme une volonté de dissimuler l’existence d’un emploi et d’éviter les obligations légales et fiscales associées.

Respecter les délais et remplir avec précision la déclaration unique d’embauche demeure essentiel pour les employeurs. Cette démarche évite les sanctions financières, facilite les audits administratifs et prévient les risques de travail dissimulé. Se conformer à cette obligation légale favorise la clarté des rapports entre employeurs et salariés, renforce la protection sociale et assure la conformité aux lois en vigueur.

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