Peu importe la taille et l’effectif de l’entreprise, tout employeur doit établir et tenir (à jour cela va de soi) le registre du personnel aussi appelé registre unique du personnel. Cette obligation, inscrite dans le Code du travail, permet de s’assurer de la transparence des emplois au sein de l’entreprise et de ses établissements secondaires si elle en dispose. Il fait partie des registres obligatoires et incontournables de l’entreprise qui peuvent être contrôlés à tout moment par l’inspecteur du travail, tout comme celui de l’évaluation des risques.

Qui est concerné par le registre unique du personnel ?

Au niveau employeurs : la tenue du registre unique du personnel est obligatoire pour tous, hormis les particuliers et les associations qui utilisent le chèque emploi associatif. Pour tous les autres, il convient de tenir un registre pour chaque établissement, d’autant plus si votre entreprise en connaît plusieurs.

Au niveau des salariés : pour tous, même les intérimaires, les travailleurs à domicile, les travailleurs étrangers, les salariés détachés pour lesquels il faut joindre au registre la déclaration préalable faite à l’inspection du travail, les employés en Contrat à Durée déterminée (CDD), ceux à temps partiel ou en service civique, les stagiaires pour lesquels il faut préciser les dates de début et de fin de stage, le lieu de présence et le nom du tuteur de stage.

Quelle forme doit prendre le registre du personnel ?

Peu importe la forme du document unique du registre du personnel, vous avez toute liberté. Sachez toutefois qu’il existe des cahiers spéciaux qui faciliteront votre travail. Les corrections seront rayées. Vous pouvez aussi le tenir au format informatisé sur votre ordinateur puisque les corrections sont datées et enregistrées évitant ainsi tout risque de fraudes. Ainsi dans les deux cas, pour être tenu correctement, la chronologie des entrées sorties est respectée et l’historique lisible.

Les mentions obligatoires du registre unique du personnel

Doivent figurer sur le registre les informations suivantes :

• Le lieu de travail,
• L’identité des salariés : nom(s) et prénom(s)
• Leur emploi et leurs qualifications,
• Leur date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
• Le type de contrat de travail que vous avez signé (CDI, CDD, temps partiel, stagiaire, volontaire en service civique, travailleur étranger, travailleur détaché, travail temporaire, contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage, etc).

Remarque : pour les travailleurs étrangers, il convient d’ajouter les renseignements concernant l’autorisation de travail ou déclarations de détachement et enfin pour les stagiaires, il faut préciser les dates de début et de fin de stage, le lieu de présence du stagiaire et le nom du tuteur.

Toutes ces informations sont notées par ordre chronologique et de façon indélébile.

Dans le cas d’une embauche du même salarié à plusieurs reprises ou de changement de contrat par exemple, vous devrez à chaque fois noter la nouvelle mention toujours par ordre chronologique.

Vous devrez conserver pendant cinq ans après le départ du salarié le registre sur lequel figurent les mentions le concernant. Cette durée de conservation est essentielle en cas de contrôle.

Des sanctions financières identiques pour la non-tenue ou la mauvaise tenue du registre unique du personnel

En cas de non-respect de la mise en place du registre unique du personnel et de sa bonne tenue, de déclarations et informations incomplètes portées au registre du personnel, l’entreprise est passible de sanctions. Les sanctions sont financières. L’amende prévue par la loi va de 750 euros pour les personnes physiques à 3 750 euros pour les personnes morales, et ce par salariés concernés.

Les informations figurant sur le registre unique du personnel viennent en complément de la déclaration unique d’embauche faite auprès des services de l’Urssaf (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’Allocations familiales). Mettre en place un registre du personnel est obligatoire pour lutter contre le travail dissimulé.