Expert-comptable pour freelance et indépendants

En faisant le choix de l’indépendance, vous devez créer votre entreprise et respecter un certain nombre d’obligations comptables, fiscales et sociales. Ces obligations ne sont pas toujours identiques : elles sont associées au statut juridique et génèrent des contraintes de gestion spécifiques qu’il faut absolument connaître pour rester en conformité avec la réglementation. C’est là que l’expert-comptable pour freelance entre en jeu, pour vous proposer un accompagnement à tous les niveaux : gestion comptable, suivi de la trésorerie, déclarations fiscales et sociales, conseil pour la création et le développement de l’activité, mais aussi optimisation des revenus et réduction des charges. Keobiz vous explique quelles sont vos obligations en tant qu’indépendant et comment un comptable en ligne spécialisé peut vous aider à les remplir.

Quelles sont les obligations comptables des freelances ?

Les freelances sont avant tout des entrepreneurs. Par conséquent, ils doivent tenir une comptabilité dont l’étendue varie selon la forme juridique choisie et la taille de leur structure. Il faut comprendre que ces obligations s’appliquent quelle que soit la nature de l’activité exercée : vous êtes concerné comme artisan, comme commerçant ou dans l’exercice d’une profession libérale. Même s’il n’existe aucune contrainte en ce sens, il est donc utile de se faire accompagner par un expert-comptable pour freelance.
En pratique, quelles sont les obligations à connaître ?

Tenir votre comptabilité

La tenue d’une comptabilité sincère et fidèle, plus ou moins complexe selon la forme juridique, est une obligation légale qui s’impose à tout entrepreneur, même indépendant. En entreprise individuelle, en SASU et en EURL, vous devez tenir des registres comptables de façon à enregistrer vos opérations commerciales : livre-journal et grand livre. En fin d’exercice, vous devez aussi produire des états financiers, ou comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe. En revanche, en micro-entreprise, il suffit d’enregistrer les recettes dans un registre spécifique.

Faire vos déclarations fiscales et sociales

En tant que freelance, vous devez déclarer à l’administration fiscale les revenus issus de votre activité. Le régime d’imposition dépend de la forme juridique et/ou du choix que vous avez fait : impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés.

• Au régime de l’impôt sur le revenu (IR), l’imposition est calculée sur la base de votre chiffre d’affaires ou de votre bénéfice (obtenu en déduisant les charges, les frais professionnels et la rémunération du dirigeant). Le micro-entrepreneur peut aussi opter pour le versement libératoire de l’impôt, ce qui lui permet de payer ses impôts en même temps que ses cotisations sociales.
• Au régime de l’impôt sur les sociétés (IS), l’imposition est calculée à partir du bénéfice généré par la société. Deux taux s’appliquent : 15 % pour la part du bénéfice comprise entre zéro et 42 500 €, et 25 % au-delà. La rémunération du dirigeant est ensuite soumise au barème progressif de l’IR.

Vous devez également verser des cotisations sociales. Leur base de calcul diffère en fonction du statut : ces charges sont proportionnelles au chiffre d’affaires déclaré en micro-entreprise, mais font l’objet de versements provisionnels dans les autres cas de figure.

Déclarer la TVA

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, celle-ci doit être collectée et reversée pour l’ensemble des opérations de vente de marchandises ou de prestations de services que vous effectuez. Le calendrier déclaratif dépend du régime fiscal (réel normal ou simplifié) : il peut être annuel, mensuel ou trimestriel.

Notez que si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, la collecte et le versement de la taxe ne vous concernent pas. C’est le cas, par défaut, pour les micro-entrepreneurs. En contrepartie, vous ne pouvez pas déduire vos charges pour leur montant réel.

Les déclarations de TVA peuvent s’avérer complexes lorsque votre activité est concernée par plusieurs taux différents, ou dès lors que vous avez la possibilité de déduire la taxe sur vos achats. L’aide d’un expert-comptable pour freelance indépendant est alors la bienvenue.

Etablir des factures

Pour chaque marchandise que vous vendez ou prestation que vous effectuez, vous êtes dans l’obligation d’établir une facture. Celle-ci doit comporter plusieurs mentions officielles :

• Date d’émission de la facture.
• Numéro de la facture (basé sur une séquence chronologique sans rupture).
• Date de la vente ou de la prestation de service.
• Identité de l’acheteur.
• Identité de l’entrepreneur.
• Numéro de TVA du vendeur et du client (s’ils sont assujettis).
• Numéro du bon de commande s’il a été établi par l’acheteur au préalable.
• Détail des marchandises ou des prestations.
• Prix des marchandises ou des prestations.
• Taux de TVA applicable et montant de la taxe.
• Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous n’êtes pas assujetti ou « Autoliquidation » le cas échéant.
• Montant total à payer, hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
• Réduction éventuelle accordée au client.
• Garantie légale de conformité d’au moins 2 ans pour les biens de certaines catégories vendus en magasin (exemple : appareils électroménagers, équipements informatiques, produits électroniques grand public et appareils de téléphonie).
• Date limite de règlement, taux des pénalités de retard et mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (pour les clients professionnels).

Pourquoi est-ce essentiel de tenir sa comptabilité comme freelance ?

Au-delà de son aspect obligatoire, la comptabilité du freelance est essentielle à plusieurs égards. Le suivi de vos mouvements financiers vous permet en effet d’évaluer la rentabilité de votre activité en temps réel et de la piloter avec un maximum d’efficacité, d’optimiser vos revenus, et de vous prémunir contre les pénalités applicables en cas d’erreur ou de faute.

Le suivi de la rentabilité

Une comptabilité rigoureuse est la meilleure manière de suivre avec précision les finances de votre activité de freelance, et donc d’évaluer la rentabilité de vos opérations commerciales. Elle permet ainsi d’avoir une vision claire du chiffre d’affaires généré, des cotisations à verser et des charges professionnelles supportées, notamment au regard des achats à effectuer pour les marchandises ou le matériel. Vous pouvez alors piloter plus efficacement votre activité et gérer votre trésorerie au plus près de la réalité. En ce sens, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne fourni par votre cabinet d’expertise comptable vous aide à suivre votre rentabilité avec une précision optimale.

L’optimisation des revenus

La comptabilité du freelance est également un outil d’optimisation des revenus et de réduction des charges, qui vous permet de faire les bons choix financiers et d’actionner des leviers pour réduire vos dépenses. Ici, votre expert-comptable pour freelance peut vous expliquer quels frais professionnels vous pouvez déduire de votre chiffre d’affaires, comment optimiser la fiscalité de vos revenus (par exemple, en privilégiant les dividendes plutôt que le salaire) et quelles exonérations vous sont accessibles. Par ailleurs, le choix de la fiscalité ayant un impact majeur sur l’activité d’un indépendant, ce professionnel vous aide à opter pour le meilleur régime fiscal.

Une protection contre les pénalités

On dit souvent que « nul n’est censé ignorer la loi ». En tant que freelance, toute erreur que vous pourriez commettre au regard de vos obligations comptables, fiscales et sociales vous sera imputable, même si elle est involontaire ou si elle découle d’un simple oubli. Par exemple ? Laisser passer la date de déclaration de la TVA. Or, le non-respect des obligations légales vous expose à des sanctions financières, à des pénalités et à des majorations, avec l’éventualité d’un contrôle fiscal à la clé. Autant de problèmes que vous pouvez éviter en tenant une comptabilité sérieuse ou en déléguant cette tâche à un expert-comptable pour freelance.

Quels sont les statuts juridiques accessibles aux freelances (et quelles obligations s’imposent pour chacun d’eux) ?

En pratique, les freelances indépendants peuvent recourir à différentes formes juridiques pour créer leur entreprise. Quels sont ces statuts et quelles obligations comptables sont associées à chacun d’eux ? Nous verrons également quels régimes fiscaux et sociaux s’appliquent aux freelances.

L’entreprise individuelle et le régime micro

L’entreprise individuelle (EI) reste le statut juridique le plus simple d’accès pour un freelance. Quant à la micro-entreprise, il ne s’agit pas d’un statut en soi, mais d’un régime fiscal spécifique de l’EI qui permet de bénéficier d’une comptabilité allégée et d’obligations moins lourdes. En substance, elle correspond au régime « micro », tandis que l’EI relève du régime réel (régime « de la déclaration contrôlée »).

• En micro-entreprise, vos obligations sont limitées à l’essentiel : il vous suffit d’enregistrer les recettes encaissées (et de tenir un registre des achats pour les activités de vente de marchandises). Votre chiffre d’affaires est plafonné et vous ne pouvez pas déduire vos charges pour leur montant réel : celles-ci sont compensées par un abattement forfaitaire dont le taux dépend de l’activité exercée. Par ailleurs, les micro-entrepreneurs ne sont pas soumis à la TVA en dessous d’un seuil de recettes.

• En entreprise individuelle, vous relevez du régime réel simplifié, dit « de la déclaration contrôlée ». La comptabilité est plus complète : vous devez tenir des registres comptables (livre-journal et grand-livre) et établir des états financiers en fin d’exercice (bilan, compte de résultat et annexe). Il n’y a pas de plafond de chiffre d’affaires et les charges sont déduites pour leur montant réel. Ici, le recours aux services d’un expert-comptable pour freelance indépendant est plus que souhaitable afin de vous assurer de la conformité de votre gestion financière et de bénéficier d’une aide précieuse pour remplir vos obligations fiscales.

L’entreprise et la société unipersonnelles

Moins courantes pour les freelances, les formes juridiques dites « unipersonnelles » offrent néanmoins plusieurs avantages : il s’agit de l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) et de la société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU). La première correspond à la SARL et la seconde à la SAS.

Ces deux entités permettent de créer une société avec un associé unique. Les formalités de constitution sont identiques : il faut rédiger des statuts, déposer un capital social (avec un minimum d’1 €) et publier un avis de création dans un journal d’annonces légales. Dans les deux cas, la responsabilité de l’associé unique est limitée à ses apports, de façon à protéger le patrimoine personnel. Quant aux obligations comptables, elles supposent de tenir une comptabilité complète, comme en entreprise individuelle (ce qui rend l’accompagnement par un expert-comptable pour freelance très pertinent).

Les différences ont trait au régime fiscal et au régime social :

• L’EURL relève par défaut de l’impôt sur le revenu (IR), avec la possibilité d’opter pour l’impôt sur les sociétés (IS) sur demande. La SASU, à l’inverse, relève de l’IS, avec option pour l’IR.
• Le gérant d’EURL dépend du régime social des travailleurs indépendants, tandis que le président de SASU est assimilé salarié. Ce dernier bénéficie ainsi d’une protection sociale plus complète, exception faite de l’assurance chômage, pour laquelle il est en droit de cotiser en complément.

En cas de doute, l’aide d’un expert-comptable pour freelance vous permettra d’identifier la forme juridique la mieux adaptée à votre activité et à vos perspectives de développement. De plus, un professionnel peut vous accompagner dans le processus de création d’une société en ligne sur le portail de l’INPI, notamment en vous indiquant l’ensemble des pièces justificatives à fournir lors de l’enregistrement.

Les différents régimes fiscaux et sociaux

Un freelance peut être soumis à des régimes fiscaux et sociaux très différents en fonction de son statut juridique, du chiffre d’affaires réalisé et de la nature de son activité.

• En matière fiscale, vos revenus de freelance peuvent être imposés au titre des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC), ou relever de l’impôt sur les sociétés. Vous dépendez soit du régime micro, soit du réel simplifié, soit du réel normal, selon le chiffre d’affaires déclaré.
• En matière sociale, vous pouvez relever du régime des travailleurs non-salariés ou du régime des assimilés salariés. Mais le régime social dépend aussi de l’activité : les artistes-auteurs relèvent du régime ad hoc sous l’égide de l’Agessa ou de la Maison des Artistes, les artisans, commerçants et industriels ont un régime social qui varie en fonction de la forme juridique, et les professionnels libéraux dépendent du statut choisi.

Faites le point avec un comptable indépendant ou un cabinet d’expertise pour connaître les différents régimes sociaux et fiscaux, et pour choisir ceux qui correspondent le mieux aux réalités de votre activité. En cas de couverture sociale insuffisante, vous avez la possibilité de souscrire une mutuelle afin de bénéficier d’une meilleure prise en charge.

Pourquoi choisir un comptable en ligne pour vous accompagner ?

Bien qu’il n’y ait pas d’obligation de vous faire accompagner par un professionnel de la comptabilité, il est toutefois fortement recommandé de bénéficier des services d’un expert-comptable pour freelance. À savoir : une personne qui maîtrise l’environnement entrepreneurial et connaît les obligations comptables, fiscales et sociales inhérentes à toute forme juridique. Cela vous permet également de profiter de conseils pour optimiser vos revenus, d’astuces pour gérer votre trésorerie au plus près de vos besoins, et d’un accompagnement social pour sécuriser cet aspect de votre activité et vous libérer d’une importante charge.

Saviez-vous qu’un cabinet d’expertise comptable peut aussi exercer en ligne ? Le recours à un expert-comptable pour freelance indépendant à distance vous offre des avantages supplémentaires :

• Un gain de temps important, dû à la réalisation de toutes les formalités en ligne.
• Une gestion de votre activité en temps réel par le biais d’une plateforme web innovante, qui vous donne accès à l’ensemble de vos documents comptables.
• Une disponibilité permanente qui vous permet de profiter de conseils sur mesure dès que vous avez besoin. Votre expert-comptable pour freelance est disponible en cabinet, en visioconférence, par email ou par téléphone.
• Une liberté totale dans le choix de votre comptable en ligne, sans être limité à la zone géographique où vous exercez votre activité.
• Une tarification plus attractive qu’un cabinet de proximité, grâce aux économies réalisées sur les charges de fonctionnement et sur les frais de déplacement.

Keobiz prend en charge votre gestion comptable et toutes vos obligations (déclarations fiscales et sociales, formalités administratives, établissement des états financiers) en fonction de vos besoins. Déléguez votre comptabilité de freelance à un professionnel de confiance et bénéficiez de l’aide d’un expert-comptable qui connaît parfaitement les spécificités de votre statut et de votre activité.