Entreprise : tout ce que vous devez savoir sur le Kbis
Comme tous les citoyens français, les entreprises commerciales immatriculées en France possèdent une carte d’identité qui reprend l’ensemble de leurs informations : l’extrait K ou Kbis.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce document légal, des entreprises concernées à son utilité, en passant par les démarches à réaliser pour l’obtenir.
Extrait Kbis : qu’est-ce que c’est ?
L’extrait K ou Kbis est le seul document officiel qui atteste de l’existence légale et de l’immatriculation d’une société commerciale au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Ce document est en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise et contient de nombreuses informations clés relatives à celle-ci. Il prouve l’identité d’une personne morale ou d’une personne physique inscrite au registre du commerce et des sociétés.
L’extrait K ou Kbis d’une entreprise n’est pas un document confidentiel puisque toute personne peut l’obtenir en effectuant une demande en ligne.
Quelles sont les entreprises concernées par l’extrait K ou Kbis ?
Toutes les entreprises dont l’activité est commerciale doivent obligatoirement être immatriculées au RCS. Par conséquent, celles-ci sont concernées par l’extrait K ou Kbis, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une personne morale.
Tandis que les personnes physiques reçoivent un extrait K (ou L pour un établissement secondaire), les personnes morales reçoivent un extrait Kbis (ou Lbis pour un établissement secondaire).
Bon à savoir : les professions libérales et les artisans, quant à eux, doivent fournir un document équivalent afin de prouver leur existence légale. Les professions libérales doivent fournir un avis de situation au répertoire SIRENE de l’INSEE ou un justificatif d’immatriculation sur L’Annuaire des entreprises à l’aide de leur numéro SIREN délivré par l’Urssaf. Les artisans, qui relèvent du Répertoire des métiers, doivent fournir un extrait D1.
Utilité du Kbis
Outre le fait de prouver légalement l’immatriculation d’une entreprise au RCS, l’extrait K ou Kbis est également utile dans de nombreuses situations et démarches administratives rencontrées dans la vie des entreprises.
Par exemple, il est nécessaire de présenter l’extrait K ou Kbis lors de l’achat de matériels auprès d’un fournisseur ou lors de l’ouverture d’un compte en banque professionnel.
Le numéro unique d’identification (Siren) simplifie la vie administrative des entreprises
Il est important de préciser qu’il était auparavant nécessaire de transmettre l’extrait Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives, telles qu’une candidature à un marché public, une demande d’autorisation d’exploitation commerciale ou une demande d’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire.
Avec pour objectif de simplifier la vie des entreprises, les autorités compétentes ont supprimé cette obligation pour 55 procédures administratives depuis le 23 novembre 2021.
Dorénavant, les entreprises peuvent simplement transmettre leur numéro unique d’identification pour accomplir ces procédures administratives.
Contenu du Kbis
L’extrait K ou Kbis d’une entreprise comprend des informations essentielles sur son activité ainsi que l’ensemble des mentions portées au RCS :
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Le nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l’immatriculation,
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La raison sociale, le sigle et l’enseigne de l’entreprise,
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Le numéro unique d’identification (anciennement numéro Siren),
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Le code APE (ou le code NAF),
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La forme juridique de l’entreprise (EI, SARL, SA, GIE, SCI…),
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Le montant du capital social,
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Les adresses du siège et du principal établissement,
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Les adresses des éventuels établissements secondaires situés dans l’Espace économique européen ou dans l’Union européenne,
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La durée d’existence de la société (l’âge),
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La date de constitution de l’entreprise,
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Le texte détaillant l’activité de l’entreprise,
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Le nom de domaine du ou des sites internet de l’entreprise,
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La fonction, le nom, le prénom, la date de naissance, la commune de naissance, la nationalité et l’adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes,
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La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
L’ensemble des décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives sont également reprises sur l’extrait K ou Kbis. Il s’agit des liquidations judiciaires, des sauvegardes et des redressements.
Qui peut demander un extrait Kbis ?
Puisqu’il ne s’agit pas d’un document confidentiel, l’extrait K ou Kbis de n’importe quelle entreprise immatriculée en France peut être demandé par toute personne, qu’il s’agisse du dirigeant de l’entreprise en question ou d’une personne extérieure à celle-ci.
Comment obtenir un Kbis en ligne rapidement et facilement ?
L’obtention d’un Kbis est une procédure simple et rapide qui peut être réalisée en ligne. Les modalités sont cependant différentes selon que la demande soit effectuée par le dirigeant de l’entreprise ou une personne extérieure à celle-ci.
Obtenir l’extrait K ou Kbis gratuit pour son entreprise
Toute entreprise immatriculée au RCS peut obtenir en ligne, gratuitement, une copie numérique de son extrait K ou Kbis. La demande est uniquement gratuite lorsque celle-ci est réalisée par le représentant légal de l’entreprise mentionné sur l’extrait K ou Kbis.
Pour obtenir l’extrait K ou Kbis de son entreprise, il faut se rendre sur le service d’authentification gratuit et sécurisé MonIdenum qui est géré par le Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce. Une fois connecté à son espace personnel à l’aide de son identifiant, le dirigeant peut obtenir son extrait K ou Kbis.
Cette procédure de demande en ligne n’est cependant pas disponible pour les entreprises qui sont immatriculées en Nouvelle-Calédonie, Moselle, Bas-Rhin et Haut-Rhin. En effet, ce sont les Tribunaux d’instance locaux qui gèrent la tenue des registres légaux. Dans ce cas, il est nécessaire de contacter le tribunal compétent afin d’obtenir un extrait K ou Kbis.
Obtenir l’extrait K ou Kbis d’une autre entreprise
Toute personne autre que le dirigeant peut obtenir l’extrait K ou Kbis de toute entreprise commerciale immatriculée en France.
Pour faire la demande d’un extrait K ou Kbis d’une entreprise, il faut soit :
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Contacter le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise en question,
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Réaliser une demande en ligne via le site infogreffe ou un site concurrent.
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Il est important de préciser que la demande est ici payante. Il faut compter environ 2,69 euros pour un retrait au greffe, 4,03 euros pour un envoi par courrier et 3,37 euros par exemplaire envoyé en ligne.
Comment vérifier l’authenticité d’un extrait K ou Kbis ?
Afin de vérifier l’authenticité d’un extrait K ou Kbis d’une entreprise, deux outils de vérification ont été mis en place :
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Le QR code :
en haut à droite de l’extrait K ou Kbis se trouve un QR code permettant de vérifier l’authenticité de l’extrait. Il suffit de le scanner à l’aide d’une application adéquate afin d’être redirigé vers une page de vérification d’infogreffe.
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Le code de vérification :
en haut à droite de l’extrait K ou Kbis se trouve un code de vérification composé de 10 caractères. Il est possible de vérifier l’authenticité de l’extrait en indiquant le code dans le système de vérification gratuit proposé par infogreffe.
Renouvellement et mises à jour du Kbis
Bien qu’un extrait K ou Kbis ne possède aucune durée de validité légale, la plupart des administrations et des partenaires exigent la présentation d’un extrait K ou Kbis de moins de trois mois.
Un extrait K ou Kbis trop ancien risque de ne pas reprendre tous les changements liés à l’entreprise.
Renouvellement du Kbis en cas de modification dans l’entreprise
En théorie, l’extrait K ou Kbis doit être renouvelé dès qu’il y a une modification dans les statuts de l’entreprise et que celle-ci entraîne un changement dans les informations contenues sur l’extrait K ou Kbis.
Il peut s’agir d’un changement de siège social, d’une modification du capital ou encore de la démission d’un gérant.
Le Kbis est automatiquement mis à jour par le greffe lorsque les démarches de changement statutaire sont réalisées en bonne et due forme.
Pour vous accompagner dans la rédaction de vos statuts lors de la création de votre entreprise et obtenir votre extrait K ou Kbis, il est vivement recommandé de faire appel à un expert-comptable qualifié.
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