Vous vous associez en CHR : comment bien répartir les rôles pour un succès durable ?

Le téléphone sonne. C’est le fournisseur de vin, agacé, qui attend son règlement depuis deux semaines. Vous pensiez que votre associé s’en était chargé. Lui aussi. Ce micro-conflit est un symptôme classique d’une association mal préparée quand vous vous lancez dans la restauration. En CHR, où chaque minute compte, ces “trous dans la raquette” coûtent cher en temps, en argent et en énergie. Une bonne répartition des rôles en CHR est le système qui rend ces situations impossibles. Prêts ? Définissez les territoires de chacun, maintenant.

Avant les statuts, la discussion : pourquoi cette étape est votre meilleure assurance

C’est la discussion que l’on a tendance à repousser. Parler argent, responsabilités et pouvoir avec un ami ou un proche, peut sembler délicat. C’est pourtant la fondation de tout le projet, la poutre maîtresse qui soutiendra toute la structure. Anticiper ces points, c’est désamorcer 90 % des futurs conflits.

Pour démarrer sur des bases saines et anticiper toutes ces questions, discutez-en avec un expert-comptable spécialisé CHR.

Trop d’entrepreneurs choisissent une forme juridique (SARL, SAS) puis essaient de faire rentrer leur relation dans les cases. Faites l’inverse. La discussion sur la répartition des rôles va vous aider à clarifier qui sera gérant, si les parts doivent être à 50/50 ou 51/49, etc. La structure juridique est la conséquence de votre organisation, pas sa cause.

Le concret ? Bloquez un créneau d’au moins trois heures, au calme, loin du bruit et de l’urgence du restaurant. Cette conversation doit avoir lieu avant de dépenser le premier euro pour votre projet de restaurant ou d’hôtel. C’est le point de départ qui vient juste après avoir validé le concept et la stratégie de départ.

La méthode des 3 Pôles : cartographiez toutes les missions de votre établissement

Pour bâtir une organisation claire, nous vous proposons de ventiler toutes les tâches de votre future affaire en trois grands domaines. L’idée est simple : lister toutes les missions, puis attribuer un “pilote” principal pour chaque pôle. Un pilote n’est pas forcément celui qui fait tout, mais c’est celui qui est responsable du résultat. C’est la meilleure façon de structurer une gestion de restaurant à deux.

Le Pôle Opérationnel : la salle, la cuisine, l’accueil

C’est le cœur du réacteur, ce que vos clients voient et vivent chaque jour. C’est la machine qui doit tourner sans un grain de sable, même en plein coup de feu.

Les missions de ce pôle incluent : la gestion des stocks et des commandes, la relation avec les fournisseurs, le management de la brigade et du personnel de salle, la création des plannings, la gestion des réservations, le respect des normes HACCP et, bien sûr, l’expérience client.

Les questions à vous poser pour attribuer les rôles :

• Qui choisit les fournisseurs de produits frais et négocie les tarifs ?
• Qui est responsable de trouver un concept culinaire rentable et de son évolution ?
• Qui recrute, forme et manage les extras du week-end ?
• Qui gère le client très mécontent un samedi soir à 21h ?

Le Pôle Gestion : l’administratif, les finances, le marketing

C’est souvent le pôle le moins glamour, celui que l’on fait à 1h du matin après le service ou le lundi matin. C’est aussi celui qui peut couler une boîte s’il est négligé. Une bonne répartition des rôles associés CHR passe obligatoirement par ce pôle.

Il regroupe : la comptabilité et la relation avec l’expert-comptable, la gestion de la paie (et les complexités de la convention collective HCR), les déclarations sociales et fiscales, le suivi de la trésorerie, la relation avec la banque, la communication et la gestion des réseaux sociaux.

Les questions à vous poser :

• Qui valide les factures fournisseurs avant paiement ?
• Qui prépare et transmet les éléments variables de paie à la fin du mois ?
• Qui est le contact principal de la banque pour le suivi du prêt ?
• Qui répond aux avis (bons et mauvais) sur Google et TheFork ?

C’est là qu’un partenaire peut vous changer la vie et vous éviter le classique conflit entre associés restaurateurs sur un oubli de déclaration. Pour déléguer la gestion administrative et comptable et vous concentrer sur votre cœur de métier, nous sommes là.

Le Pôle Stratégique : le développement et la vision

Piloter le quotidien, c’est bien. Construire l’avenir, c’est vital. Ce pôle demande de lever la tête du guidon pour s’assurer que l’établissement va dans la bonne direction et qu’il saisit les opportunités.

On y trouve : le développement de la carte ou des services, la recherche de nouveaux financements pour la croissance, l’évolution du concept, la stratégie de prix, la veille concurrentielle, ou encore le projet d’ouvrir un second établissement. Cela peut aussi inclure d’étudier l’option de la franchise ou de définir son positionnement hôtelier si vous êtes dans ce secteur.

Les questions à vous poser :

• Qui prend une demi-journée par mois pour visiter les nouveaux concurrents ?
• Qui pilote le projet d’aménagement de la terrasse pour l’été prochain ?
• Qui prépare le dossier pour la banque en vue d’un nouvel investissement ?

Définir le leadership : qui a le dernier mot (et sur quoi) ?

Même avec la meilleure volonté du monde et une répartition des rôles limpide, vous ne serez pas toujours d’accord. Prévoir comment trancher un désaccord, ce n’est pas anticiper l’échec, c’est assurer la continuité de l’activité. C’est une soupape de sécurité pour que le business ne soit jamais bloqué.

Voici des solutions concrètes pour arbitrer les décisions :

1. Le principe du “pilote” : Le responsable d’un pôle (Opérationnel, Gestion, Stratégie) a le dernier mot sur les décisions quotidiennes de son périmètre. Si l’un est pilote des Opérations, il tranche sur le choix d’un nouveau fournisseur de légumes. Si l’autre pilote la Gestion, il décide de l’outil de réservation à adopter.
2. Le droit de veto sur les décisions stratégiques : Pour les décisions engageant lourdement l’entreprise (un investissement supérieur à 10 000 €, un changement de concept, l’embauche d’un manager), chaque associé peut avoir un droit de veto. Si l’un bloque, la décision est suspendue et doit être rediscutée.
3. La voix prépondérante du gérant majoritaire : Si votre structure est une SARL avec un gérant majoritaire (par exemple avec 51% des parts), les statuts peuvent prévoir que sa voix est prépondérante en cas de blocage au sein de la gérance.

Le but est de verrouiller ces règles du jeu à l’avance, quand tout va bien, pour ne pas avoir à les inventer sous la pression.

Pour aller plus loin :

→ Concept et stratégie de départ : blinder votre projet restaurant → Création ou reprise fonds de commerce CHR : que choisir ? → Tronc commun CHR : formation ou diplôme obligatoire ?

Marre de l’administratif avant même d’avoir commencé ?

Laissez nos experts Keobiz structurer votre démarrage pendant que vous peaufinez votre produit. Nous gérons la complexité pour vous.

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Le pacte d’associés : votre “bible” pour le quotidien

Alors, où est-ce qu’on écrit tout ça ? Dans un document qui s’appelle le pacte d’associés. Oubliez le jargon juridique. Voyez ce document comme le compte-rendu écrit et signé de toutes les discussions que vous venez d’avoir. C’est le mode d’emploi de votre collaboration, un outil incroyablement pratique pour le quotidien.

Un bon pacte d’associés de restaurant n’est pas un document abstrait. Il doit formaliser et sécuriser votre relation en contenant au minimum :

• La répartition des rôles : Reprenez la méthode des 3 Pôles et décrivez qui est pilote de quoi.
• Les règles de prise de décision : Précisez le principe du pilote, le droit de veto et sur quels montants il s’applique.
• La politique de rémunération : Comment vous rémunérez-vous ? Un fixe identique ? Un variable sur objectifs ? Comment décidez-vous de la distribution des dividendes ?
• Les conditions de sortie : C’est la clause la plus importante pour vous protéger. Que se passe-t-il si l’un de vous veut partir ? Qui peut racheter ses parts et à quel prix ? La clause d’agrément, par exemple, oblige l’associé sortant à obtenir l’accord de l’autre avant de vendre ses parts à un tiers.

Présentez ce pacte non comme une contrainte, mais comme le document de référence qui vous fera gagner un temps fou et vous évitera des heures de discussions stériles à l’avenir.

Une association bien préparée, où la répartition des rôles en CHR est claire, est un formidable levier pour aller plus vite et plus loin. C’est le socle qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel : vos clients et votre croissance.

Prêt à construire une association solide ? Venez parler de votre projet à un conseiller Keobiz.

Hugues Husson De Sampigny Expert-comptable depuis plus de 20 ans et président de Keobiz Finance

Hugues Husson de Sampigny, expert-comptable, pilote les activités réglementées de Keobiz depuis 2021. Avec plus de 20 ans d’expérience en finance, audit et gestion, il a occupé des postes stratégiques chez Companeo, Ernst & Young et PwC. Aujourd’hui, il accompagne l’expansion de Keobiz Finance, en mettant l’accent sur l’excellence opérationnelle et la création de valeur durable.